Seit jeher muss die Geschäftskorrespondenz aus mehrerlei Gründen und Sichtweisen aufbewahrt, anders gesagt archiviert werden. Das Archiv ist die Einrichtung zur systematischen Erfassung, Erhaltung und Verwaltung jeglicher Schriftstücke von Relevanz, bis hin zu Originaldokumenten.
In der Vergangenheit erfolgte die analoge Archivierung ausgedruckter Schriftstücke in Papierform durch das Abheften in Aktenordnern – sie füllten Aktenschränke und die ihrerseits das Archiv als eigenen Raum.
Heutzutage besteht die elektronische Korrespondenz aus E-Mails inklusive Dateianhängen. E-Mails werden elektronisch sowohl verschickt als auch empfangen. Im nächsten Arbeitsschritt folgt dann das E-Mail Archivieren mit erst- und einmaliger Datenerfassung sowie dem anschließenden Datenverwalten. Der Aktenordner wird durch den E-Mail Ordner ersetzt, und der Aktenschrank durch die E-Mail Datei.
Im Zusammenhang mit dem IT-Riskmanagement ist die Thematik E-Mail Archivieren ein wichtiger Teilaspekt – der in der jüngeren Vergangenheit an Bedeutung und Brisanz deutlich zugenommen hat. Der Gesetzgeber erwartet beziehungsweise verlangt das ordnungsmäßige Archivieren insbesondere von E-Mails mit handels- sowie steuerrechtlicher Relevanz.
Für den Unternehmer lautet das Stichwort: Revisionssicherheit.
Er muss das E-Archivierungsverfahren dokumentieren sowie detailliert beschreiben. Änderungen und Ergänzungen müssen nachvollziehbar sein, und der sachverständige außenstehende Dritte muss auch komplexe Geschäftsaktivitäten nachvollziehen können.
E-Mail Archivieren ist als Begriff etwas zu kurz gegriffen. Einerseits geht es um die E-Mail Korrespondenz, andererseits aber auch um alle Anlagen, die dazu gehören.
