E-Mail-Archivierung
E-Mails rechtssicher archivieren – automatisch und nach GoBD
Geschäftliche E-Mails müssen vollständig, unveränderbar und jahrelang auffindbar aufbewahrt werden. Unser Mailarchiv erledigt das automatisch – auf Servern in Deutschland.
E-Mail-Archivierung
12,90 €
pro Monat, inkl. MwSt.
- 3 E-Mail-Adressen inklusive
- 50 GB Speicher gesamt
- Abruf alle 15 Minuten
- Serverstandort Deutschland
Warum archivieren
Archivieren ist für Unternehmen Pflicht
Rechnungen, Angebote, Aufträge und andere geschäftliche E-Mails gehören zu den Unterlagen, die Unternehmen aufbewahren müssen. Die GoBD des Bundesfinanzministeriums verlangen, dass diese E-Mails vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar gespeichert werden – je nach Art der Unterlage über mehrere Jahre.
Ein normales Postfach reicht dafür nicht aus: Dort lassen sich E-Mails löschen oder verändern, und bei einem Defekt sind sie weg. Ein Mailarchiv speichert jede E-Mail unveränderbar ab, sobald sie ankommt oder verschickt wird.
Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Fristen für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
- Vollständig: keine E-Mail geht verloren
- Unveränderbar: Löschen ist nicht möglich
- Auffindbar: schnelle Suche über Jahre
- Sicher: Backup und Serverstandort Deutschland
Leistungen
Das kann das Mailarchiv
Automatischer Abruf
Ihre Postfächer werden alle 15 Minuten per IMAP abgerufen – oder die E-Mails werden direkt zugeleitet.
Dauerhaft gespeichert
Archivierte E-Mails können nicht gelöscht oder verändert werden.
Schnell gefunden
Volltextsuche im Archiv, häufige Suchabfragen lassen sich speichern.
Direkt weiterarbeiten
E-Mails aus dem Archiv weiterleiten, herunterladen oder drucken.
Mit Backup
Das Archiv selbst wird zusätzlich gesichert.
Serverstandort Deutschland
Ihre Daten bleiben in Deutschland.
Ablauf
So funktioniert es
1
Postfächer anbinden
Wir richten das Archiv für Ihre E-Mail-Adressen ein – per IMAP-Abruf oder mit direkter Zuleitung.
2
Automatisch archivieren
Neue E-Mails landen ab jetzt automatisch im Archiv, ohne dass Sie etwas tun müssen.
3
Finden, wenn es darauf ankommt
Bei einer Prüfung oder Rückfrage finden Sie jede E-Mail mit wenigen Klicks wieder.
Wir sind Benno-Mailarchiv-Hosting-Partner
Unser Archiv basiert auf Benno MailArchiv, einer bewährten Lösung für die revisionssichere E-Mail-Archivierung. Für Postfächer bei Hosted Exchange gibt es die Archivierung auch als Zusatzoption für 3,90 € je Postfach und Monat (inkl. MwSt.).
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Was kostet die E-Mail-Archivierung?
12,90 € im Monat inklusive MwSt. Enthalten sind 3 E-Mail-Adressen und insgesamt 50 GB Speicher.
Funktioniert das mit meinem E-Mail-Anbieter?
Ja, wenn Ihr Postfach per IMAP erreichbar ist – das bieten praktisch alle Anbieter. Alternativ werden die E-Mails direkt an das Archiv zugeleitet.
Kann ich archivierte E-Mails löschen?
Nein, und das ist gewollt: Nur so ist sichergestellt, dass das Archiv vollständig und unverändert bleibt.
Ich brauche mehr Adressen oder Speicher – geht das?
Sprechen Sie uns an, wir finden eine passende Lösung.
Fragen zur E-Mail-Archivierung?
Wir beraten Sie gern und richten das Archiv für Sie ein.